この記事を読めば、「あの人がいないと仕事が回らない…」という悩みが、どのように解消できるかわかります。
属人化をなくすことで現場は安定し、経営でも次の一手を打てるようになります。
私は、株式会社アルパカで中小製造業のDX支援をしています。これまで300社以上の製造業の現場を見てきました。
私自身も製造業で働いていた際に、
「この作業はベテランの○○さんしかできない…」
「担当者が休むと現場が止まってしまう….」
という状況を経験したことがあり、属人化の怖さを肌で知っています。
この記事では、属人化を解消するための5つの具体的な方法を分かりやすく紹介します。
方法① 業務を「見える化」する
まずは現状把握から。
紙やExcelで行っている仕事をすべて洗い出し、「誰が」「どの業務を」「どのくらいの時間」でやっているかを整理しましょう。
→可視化するだけで「この人しか知らない作業」が一目で分かり、改善すべきポイントが浮き彫りになります。
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方法② 標準化・マニュアル化を徹底する
「経験で何となくやっている作業」を言語化して、標準手順書（SOP）にまとめます。
図や写真を加えると、誰でも同じように作業できる仕組みになります。
→マニュアルがあるだけで、新人教育や引き継ぎが格段に楽になります。
方法③ システムを活用する
マニュアルだけでは限界があります。属人化の解消には、ITツールやクラウドをうまく使うことが欠かせません。
例えば、備品発注をアプリで行えば「発注依頼が担当者の机で止まる」といったことはなくなります。売上集計を自動化すれば、毎月の集計作業が一人に集中するリスクも回避できます。
関連リンク>>中小製造業のDX、パートナー選びで失敗しない3つの視点
方法④ チームで業務をシェアする
仕組みを整えたら、実際に複数人でローテーションを回してみましょう。
→特定の人だけに仕事が集中しない環境を作ることが大切です。
また、定期的に業務を入れ替えることで「誰でもできる」状態を保ちやすくなります。
方法⑤ 継続的に改善する
属人化の解消は一度で終わりではありません。
新しい業務や顧客が増えると、また「この人しか分からない」が発生します。
→定期的に振り返りを行い、業務を見直すことが必要です。
まとめ
属人化を放置すると、ベテランの退職や担当者の不在で業務が止まるリスクが高まります。
- 業務の見える化
- 標準化・マニュアル化
- システム化
- チームでの共有
- 継続的な改善
もちろん全て完璧は難しいと思います。当社でも属人的になっている部分はもちろんありますが常にリスクヘッジをしています。
大変だとは思いますが、この5つを地道に取り組んで、属人化を解消し、会社全体が安定して成長できる基盤を作りましょう。
株式会社アルパカのご紹介
私たち株式会社アルパカは、大阪を拠点に中小製造業のDX支援を行っています。
製造業出身のメンバーが現場の課題を深く理解し、属人化解消や業務効率化を一緒に進めます。
まずは小さな改善から始めたい方のために、無料でダウンロードできる資料をご用意しています。
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