【配車の属人化を解消】メール・FAX受注をAIが台帳化→配車表に自動展開した物流会社のケース

FAX・メールの受注票を“撮るだけ・流すだけ”で受注台帳〜配車表まで自動化する流れがわかる記事です。

背景／課題

多くの中小物流会社では、いまも次のような流れが一般的です。

とくに、得意先ごとにフォーマットがバラバラで、
「誰が見ても同じ判断ができる状態」からはほど遠い現場が多いのが実情です。

今回紹介する事例は、
物流業の一般貨物運送会社で、次の課題を抱えていました。

この状態が長年続き、受付 → 配車 → ドライバー共有までのリードタイムが最大2時間かかっていました。

まずは、現場にある注文チャネルをすべて棚卸し。

これらを、ドキュパカ！受注AIに集約しました。

導入ステップはシンプルです。

ここで重要なのは、
得意先ごとにフォーマットが違っても読み取れること。

従来型のツールのように「固定フォーマットの事前登録」が不要なので、
紙・Excel依存の現場でもすぐ使えます。

受注台帳が自動で整うと、その情報をもとに配車表をワンクリック生成します。

これらを踏まえ、配車担当が行なっていた段取り作業をAIで事前整理。

さらに、

といったステータスがリアルタイム更新され、
営業・現場担当・ドライバーが同時に確認できます。

電話・メッセージでの連絡が激減し、
「どこまで進んでいる？」「何が残っている？」が即時にわかる体制になりました。

次に、既存の

と連携し、受注残・処理状況・翌日の負荷が毎日見えるように。

これにより、

といった経営判断が早くなり、
“配車の属人化”がほぼ解消されました。

現場からは
「注文が来たら勝手に台帳ができるから楽になった」
「配車の“順番待ち”が消えた」
という声も上がっています。