展示会の名刺には賞味期限がある。会期中に話した内容を相手が覚えているのは、せいぜい2〜3営業日。翌週にまとめてデータ化して、それからお礼メールを書いて──では、相手の記憶から消えたころに届く。逆に言えば、名刺の処理を翌朝までに終えられるかどうかで、展示会の投資対効果は大きく変わる。
100枚もらった想定で、時系列の段取りを書く。
会期中：名刺の裏にメモ、だけはやる
データ化は後でいい。ただし「何を話したか」「温度感」だけは、その場で名刺の裏かスマホに残す。〈製品Aに興味・来月予算〉の一行があるかないかで、後のメールの質がまったく変わる。ブースが忙しいなら「A=有望、B=情報収集、C=挨拶のみ」の記号だけでもいい。
当日夜：ホテルか帰路で、全部撮る（またはスキャン）
ここが分かれ目。名刺の束を鞄に入れたまま持ち帰って寝てしまうと、翌日は通常業務に飲まれて、束は引き出しに移動して終わる。
- スマホ撮影なら、名刺管理アプリで連続撮影。100枚でも30分あれば終わる
- 会社にScanSnapがあるなら、翌朝出社直後に一括スキャン（数分で終わる）
このときOCRが自動のツールを使っていれば、「撮る／スキャンする」以外の入力作業はゼロになる。手前味噌だが、私たちが作っているドキュパカ！は撮影またはGoogle Drive経由のスキャン取込でAIが文字起こしし、さらに相手企業の概要調査とあいさつメールの下書きまで自動で用意する。100枚の「下調べして書く」が、「下書きを直して送る」に変わる。
翌朝：A評価から順にメールを送る
全員に同じ文面を一斉送信するくらいなら、A評価の20枚だけに個別のメールを送るほうが成果につながる。書く内容は3行でいい。
- 昨日どのブースで何を話したか（相手の記憶を呼び戻す）
- 話に出た課題に対して、次に提供できるもの（資料・デモ・事例）
- 打ち合わせの候補日
AIの下書きを使う場合も、名刺裏のメモの一行（〈製品Aに興味〉）を反映させるのがコツだ。定型文の一斉送信は、送らないより印象が悪いことすらある。
翌朝のもうひとつの仕事：チームに共有する
展示会の名刺を営業個人のスマホに入れて終わりにすると、半年後に別の担当者が同じ会社へ新規アプローチする事故が起きる。データ化と同時にチームの共有名刺帳に入る仕組みにしておけば、この二度手間は構造的に消える。
段取りをまとめると──会期中はメモだけ、当日夜に全部撮る、翌朝はA評価からメール、共有は自動。名刺の山を「今週中になんとかしよう」と思った時点で負けなので、仕組みで翌朝までに終わらせてしまうのがいちばん楽だ。
この記事を書いた私たち
クラウド名刺管理サービス「ドキュパカ！」を作っているチームです。基本料金なし・1人月980円（税込）で、AIが名刺の読み取りから会社調査・あいさつメールの下書きまで行います。30日間の無料体験にカード登録は不要です。料金も機能も meishi.al-pa-ca.com にすべて公開しているので、この記事ごと比較の材料にしてください。